Nova evidencija radnika i radnog vremena: evo što donosi sve pravilnik od 1. listopada
Krajem godine stupa na snagu novi pravilnik koji se tiče evidencije o radnicima i radnom vremenu. Naime, 1. listopada na snagu stupa Pravilinik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca.
Kao i prethodni pravilnik, novi obvezuje sve poslodavce fizičke i pravne osobe neovisno o broju radnika koje zapošljavaju i uređuje obvezne podatke o zaposlenim radnicima, radnom vremenu radnika i sl.
Smanjena papirologija
Smanjen je broj obveznih podataka u evidenciji o radnicima. Od 1. listopada 2024. godine evidencija mora sadržavati najmanje 13 obveznih podataka, a prema prijašnjem propisu trebala je sadržavati 18 podataka. Poslodavci i dalje mogu da vode podatke koji više nisu propisani kao obvezni.
Obvezni podaci
Obvezni podaci obuhvaćaju osobne podatke radnika, podatke o trajanju radnog odnosa i radnom mjestu i podatke vezane uz prijavu, odjavu i promjene u sustavima obveznih socijalnih osiguranja.
Poslodavac je dužan sve propisane podatke voditi i za radnike koji su mu ustupljeni od povezanog poslodavca i one koji su mu ustupljeni preko agencije za zapošljavanje, osim podatka o vrsti sklopljenog ugovora o radu i datumu početka te o promjeni i prestanku obveznog osiguranja prema osnovi radnog odnosa.
Kao i do sad poslodavac je dužan za radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, dali prema Zakonu o radu dali prema posebnom propisu.
Pismeni pregled podataka
Novost je obveza vođenja pismenog pregleda podataka o svakom radniku. Poslodavac i nadalje može evidencije o radnicima voditi u papirnatom obliku (tzv. matična knjiga radnika) ili u elektroničkom obliku, ali mora kao sastavni dio te evidencije za svakog radnika voditi i iskazati pismeni pregled obveznih podataka. Pri tome poslodavci mogu koncipirati tipizirani obrazac na kojemu iskazuju pismeni pregled podataka o svakom radniku.
Ako radnik, inspektor rada ili druga ovlaštena osoba to zahtijevaju, poslodavac im mora omogućiti preuzimanje pismenog pregleda.
Rokovi za čuvanje isprava
Druga novost odnosi se na detaljno uređivanje rokova u kojima se čuvaju i pohranjuju isprave na temelju kojih su evidentirani podaci o radnicima. Pravilnikom su za svaku skupinu isprava određeni rokovi pohrane: većina isprava čuva se šest godina, a neke trajno. Tako se npr. pismeni pregled podataka o radniku i ugovori o radu čuvaju šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, podaci o plaćama čuvaju se trajno, a isprave vezane uz ostvarivanje mirovinskih prava četrdeset godina od prestanka radnog odnosa.
Evidencija o nenazočnosti na poslu
Prošireni su podaci koje su poslodavci dužni voditi u evidenciji radnog vremena radnika. Proširenje se odnosi na evidentiranje razloga radnikove nenazočnosti na poslu. Poslodavac treba voditi podatke o radnikovoj nenazočnosti na poslu zbog korištenja odmora, zbog blagdana i neradnih dana propisanih zakonom ili bolovanja, nenazočnosti po zahtjevu radnika, o satima zastoja u poslu koji je nastao krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti, satima neopravdanog izostanka radnika te satima provedenim u štrajku i isključenju s rada kao odgovoru poslodavca na organizirani štrajk (lockout).
Novost je obveza vođenja detaljnih podataka o razlozima nenazočnosti na poslu zbog plaćenog dopusta, očinskog dopusta, dopusta za pružanje osobne skrbi, dopusta kojim se koriste kandidati za izbore na državnoj i lokalnoj razini i nenazočnosti na poslu zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi.
Poslodavci i nadalje nisu dužni voditi podatke o početku i završetku dnevnoga radnog vremena, osim ako je obveza njihova evidentiranja uređena aktima poslodavca. Za radnike kojima je radno vrijeme jednako raspoređeno ne treba voditi podatke o dnevnom i tjednom odmoru. Za radnike kojima je radno vrijeme nejednako raspoređeno, podaci o dnevnom i tjednom odmoru vode se samo ako se ne vode podaci o početku i završetku dnevnoga radnog vremena. Evidencija radnog vremena vodi se za obračunsko razdoblje za koje se isplaćuje plaća, a podatke treba unositi najkasnije sedmog dana od dana za koji se popunjavaju.
Evidencija o ostalima vodi se za osobe koje su na stručnom osposobljavanju bez zasnovanoga radnog odnosa, studente i učenike koji rade preko ovlaštenog posrednika, učenike na praksi i naukovanju i osobe koje prema posebnim propisima na temelju izrečenih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
